Cómo añadir una marca de tiempo a un registro de Excel

Muchas aplicaciones utilizan una marca de tiempo para determinar cuándo se introduce un registro o se completa un proyecto. Son comunes y útiles cuando necesitas saber cuándo ocurre algo.

Hay varias maneras de hacer el trabajo, pero ten cuidado. Hay una forma fácil, otra mala y otra automatizada.

En este artículo, repasaremos las tres y podrás decidir si usas la forma fácil o la automatizada. También aprenderás por qué no quieres usar la forma mala, un método que, de buenas a primeras, probablemente suena factible, pero no lo es.

Estoy usando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puedes usar versiones anteriores. La versión en línea no admite la macro. Puedes descargar los archivos .xlxs, .cls y .xls de demostración o trabajar con tus propios datos.

Qué es una marca de tiempo timestamp

No es fácil definir el término timestamp porque su definición depende de su uso. En pocas palabras, es la fecha y la hora actuales que se utilizan para identificar cuándo ocurre algo.

Puede ser la hora en que se introdujo el registro, la hora en que se completó un proyecto, etc.

Utiliza las teclas de acceso directo incorporadas

Si estás familiarizado con Excel, probablemente sepas que puedes utilizar un par de atajos para introducir tanto la hora como la fecha:

• Fecha: Ctrl + ;
• Hora: Ctrl + Shift + ;

Si quieres ambos valores en la misma celda, puedes seguir utilizando estos atajos. Introduce el primero y sin pulsar Intro -mientras sigues en modo de edición- introduce un espacio y luego pulsa el segundo atajo.

El resultado es un formato personalizado que muestra la fecha y la hora. La figura A muestra el resultado de utilizar estos atajos. Excel no sólo introduce la fecha y la hora, sino que también da formato a las celdas para su visualización.

Figura A

No hay nada de malo en utilizar las teclas de acceso directo: funcionan, y si no te importan las pulsaciones, es una solución fácil.

El inconveniente, por supuesto, es que debes acordarte de ejecutar las pulsaciones.

Combinar los dos en una sola celda probablemente tampoco sea una buena idea, a menos que tus usuarios sean especialmente competentes; podrían no recordar usar ambos, y podrían ser inconsistentes con el delimitador que separa los dos valores.

Por lo general, prefiero la solución más fácil, y puede que las pulsaciones de teclas te funcionen. Por otro lado, probablemente no sea una gran solución para transmitir a los usuarios.

Por qué NOW() y TODAY() no funcionan como marcas de tiempo en Excel

Algunos pueden pensar que las funciones NOW() y TODAY() harán el trabajo, pero no lo harán, no fácilmente. NOW() devuelve la fecha y hora actuales y lo que muestra depende del formato. TODAY() muestra el día actual.

Perfecto, ¿verdad? No. Son funciones volátiles. Eso significa que ambas funciones se actualizarán cada vez que la hoja calcule, por lo que están lejos de ser perfectas. Podrías convertir los resultados en valores estáticos, pero eso es mucho trabajo, demasiado trabajo.

Cómo usar una macro para una marca de tiempo en Excel

La forma más segura de obtener una marca de tiempo correcta y consistente es utilizar una macro, o más bien una función definida por el usuario. El código es sencillo. La cuestión más importante es cuándo ejecutarla.

Para nuestros propósitos, añadiremos la macro a la barra de herramientas de acceso rápido. El usuario simplemente hará clic en ella cuando esté listo para añadir la marca de tiempo.

El subprocedimiento del Listado A es corto y sencillo. Utilizando la celda seleccionada-que está en manos del usuario-este código introduce una función NOW() formateada que muestra la fecha y la hora. Dependiendo de tus necesidades, podrías elegir usar TODAY() o formatear la celda de manera diferente.

Listado A

Sub TimeStamp()

Introduce la fecha y la hora actuales, con el formato m/d/aaaa h:mm:ss AM/PM.

'El usuario seleccionará la celda y luego hará clic en el botón de macro en QAT.

With Selection

    .Value = Now

    .NumberFormat = “m/d/yyyy h:mm:ss AM/PM”

End With

End Sub